Đồng chí Lương Đức Sơn, Phó Chánh Văn phòng phụ trách Văn phòng Sở Y tế cho biết: Đặc điểm của công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế là hoạt động trong cơ quan quản lý nhà nước về chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân, có nhiều nội dung giải quyết cấp thiết như dịch bệnh, tai biến chuyên môn, ngộ độc thực phẩm… Do vậy, công tác văn thư luôn bảo đảm yêu cầu về tính nhanh chóng và chính xác ở mức độ cao. Sở Y tế đặc biệt coi trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn công tác văn thư, lưu trữ. Đối tượng tập huấn là toàn thể lãnh đạo, cán bộ quản lý và chuyên viên của Sở vì trách nhiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ là tất cả mọi người từ người đứng đầu đến cán bộ, công chức trong cơ quan. Đối với các đơn vị trực thuộc ưu tiên đối tượng tập huấn là cán bộ lãnh đạo, trưởng phòng tổ chức - hành chính và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ. Việc tập huấn được Sở tổ chức mỗi năm từ 2 - 3 lớp, trong đó 1 lớp dành cho đối tượng là cán bộ, công chức của Sở và 1 - 2 lớp dành cho đối tượng các đơn vị trực thuộc. Ngoài việc phổ biến, quán triệt các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước còn tập trung vào hướng dẫn kỹ năng xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế văn thư, lưu trữ của đơn vị; kỹ năng và thực hành lập hồ sơ công việc; kỹ năng và thực hành soạn thảo văn bản; kỹ năng và thực hành về sử dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ… Do đặc điểm của công tác văn thư, lưu trữ hiện nay là tính cập nhật thường xuyên và chuyên sâu nên Sở Y tế mời giảng viên các lớp tập huấn là cán bộ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh để truyền đạt.

Để việc tập huấn đạt hiệu quả, trước khi xây dựng kế hoạch tập huấn, Sở tiến hành thu thập thông tin về tình hình công tác văn thư, lưu trữ trong ngành, trên cơ sở thực trạng tình hình phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh để xây dựng và hoàn chỉnh kế hoạch, nội dung chương trình tập huấn. Ngoài ra, trước mỗi nội dung tập huấn, việc khảo sát, đánh giá đầu vào được thực hiện thông qua việc phỏng vấn học viên và thông báo những khó khăn, hạn chế của đơn vị, cá nhân về các công việc văn thư, lưu trữ thời gian trước đó. Trong quá trình tập huấn, các giảng viên chú trọng kỹ năng thực hành, áp dụng thực tiễn đối với từng đối tượng cụ thể. Từ năm 2012 đến nay, Sở Y tế đã tổ chức 15 lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước cho gần 1.500 học viên. Thông qua các lớp tập huấn đã làm thay đổi sâu sắc nhận thức về vị trí, tầm quan trọng và nội dung công tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức của Sở và các đơn vị trực thuộc. 

Đến nay, Sở Y tế và 32 đơn vị trực thuộc đều đã xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị tạo thuận lợi trong quá trình thực thi công việc. Công tác lập hồ sơ về công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan từng bước đi vào nền nếp. Các tài liệu lưu trữ được chỉnh lý khoa học và bảo quản an toàn đáp ứng tốt nhất cho yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ. Cán bộ, công chức, viên chức trong ngành có điều kiện thuận tiện trong việc tiếp cận và khai thác phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu lãnh đạo, quản lý và thực hiện các nhiệm vụ của tập thể và cá nhân. Ngoài ra, qua tập huấn, kiến thức cũng như kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng lập hồ sơ công việc, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ, nhân viên ngành Y tế ngày càng được nâng lên, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được trang bị đầy đủ kiến thức cần thiết nên những năm qua Sở Y tế không để xảy ra bất cứ một vụ việc nào làm lộ, lọt bí mật nhà nước hoặc sai sót trong việc quản lý con dấu.

Có thể khẳng định, thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ hoạt động nền nếp, hiệu quả đã góp phần không nhỏ giúp ngành Y tế gặt hái thành công trong sự nghiệp chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân.

Anh Đào