Tài liệu giao nộp bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn từ năm 2015 trở về trước đang bảo quản tại cơ quan, tổ chức phải giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định. 

Sở Nội vụ yêu cầu các cơ quan giao nộp hồ sơ, tài liệu lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (tài liệu phải được chỉnh lý trước khi giao nộp). Sau đó gửi văn bản kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ kiểm tra, thẩm định. Hoàn thiện mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Chi cục Văn thư - Lưu trữ; Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 3 bản. Ngoài ra, lập danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật (nếu có).

Chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ tại Kho lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

Việc thu những tài liệu, hồ sơ có giá trị vĩnh viễn theo quy định về Lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm bảo quản tốt các hồ sơ; đồng thời bảo đảm thuận tiện cho việc tra cứu phục vụ nhiệm vụ chính trị của các cơ quan, tổ chức và công dân.

Đào Quyên