Hiện nay, Kho lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản trên 254m giá tài liệu, trong đó nhiều tài liệu có giá trị đặc biệt quan trọng. Việc bảo quản vẫn theo phương thức truyền thống nên khi khai thác tài liệu mất rất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tài liệu. Vì vậy, việc số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ theo phương thức điện tử là cần thiết và cấp bách. Dự kiến, Đề án số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2000 - 2007 được thực hiện từ năm 2015 đến năm 2018 với 3 loại phông lưu trữ, gồm: phông hồ sơ, tài liệu của UBND tỉnh; phông hồ sơ, tài liệu thi đua, khen thưởng chống Pháp và chống Mỹ; phông Ban Tổ chức chính quyền (Sở Nội vụ). Tổng kinh phí thực hiện Đề án là 2,1 tỷ đồng. Các hồ sơ, tài liệu sẽ được lưu dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác, cung cấp, chia sẻ thông tin nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, góp phần cải cách hành chính trong công tác lưu trữ, giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc…

Phát biểu kết luận cuộc họp, đồng chí Nguyễn Hồng Diên, Phó Bí thư thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND tỉnh khẳng định sự cần thiết triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2000 - 2007 và thực hiện số hóa với cả các hồ sơ, tài liệu từ năm 2000 trở về trước. Đồng chí Chủ tịch UBND tỉnh thống nhất lộ trình thực hiện Đề án như sau: giai đoạn I (2015 - 2016) thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu của giai đoạn 2000 - 2007; giai đoạn II (2016 - 2018) thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu từ năm 2000 trở về trước. Nhân lực thực hiện Đề án chủ yếu là đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ). Đồng chí Chủ tịch UBND tỉnh giao Sở Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với Sở Nội vụ tiếp thu ý kiến đóng góp của các đại biểu chỉnh sửa, hoàn thiện Đề án, trong đó nêu rõ sự cần thiết, phạm vi, yêu cầu, nội dung Đề án; Sở Nội vụ nghiên cứu lập dự toán kinh phí thực hiện Đề án bảo đảm tính khả thi, sát thực tế.

Thu Hiền