Công tác tổ chức, biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ của các cấp, các ngành tiếp tục được kiện toàn, bảo đảm hoạt động văn thư, lưu trữ theo đúng quy định; hệ thống văn bản pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ được ban hành, triển khai kịp thời; công tác đào tạo, bồi dưỡng được thực hiện thường xuyên, hoạt động lưu trữ đã được quan tâm, chú trọng. Công tác quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt, có hiệu quả; việc đầu tư bố trí kho, phòng, trang thiết bị bảo quản tài liệu đang được quan tâm; công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo đảm bí mật thông tin, tài liệu được thực hiện tốt.

Để thực hiện Luật Lưu trữ có hiệu quả, ngày 28/10/2014, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 2552/QĐ-UBND phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Thái Bình đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. Trên cơ sở đó nhằm quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới nói chung, mục tiêu, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh nói riêng. Định hướng sự phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Thái Bình đến năm 2030 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước của tỉnh xây dựng kế hoạch cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư, phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ.

Nhằm quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn của tỉnh, ngày 13/10/2016, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 2839/QĐ-UBND về danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, theo đó, có 293 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Đây là những nguồn tài liệu quan trọng, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh sẽ được thu về lưu trữ lịch sử để bảo quản vĩnh viễn, phục vụ nhu cầu khai thác của các cấp, các ngành và nhân dân. Để có được nguồn tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại lưu trữ lịch sử tỉnh đòi hỏi các cơ quan, tổ chức, địa phương cần tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu của cơ quan, tổ chức, địa phương mình. Tính đến hết năm 2016 đã có 37 cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh tiến hành chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu của cơ quan, tổ chức mình và từng bước giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn về lưu trữ lịch sử tỉnh để bảo quản theo quy định.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ đã được một số cơ quan, tổ chức thực hiện. Đây là yêu cầu cần thiết trong giai đoạn hiện nay vì nó bảo đảm thông tin nhanh chóng cho hoạt động của các cấp, các ngành trong giải quyết công việc, giảm thiểu thời gian đi lại của tổ chức, công dân. Tại lưu trữ lịch sử tỉnh hiện nay đang từng bước thực hiện đề án số hóa tài liệu đã được UBND tỉnh phê duyệt tại Quyết định số 1408/QĐ-UBND ngày 26/6/2015 về đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 1933 - 2007. Trên cơ sở đó, bước đầu sẽ thực hiện số hóa khối tài liệu của HĐND tỉnh, tài liệu của UBND tỉnh và khối tài liệu thi đua, khen thưởng chống Pháp, chống Mỹ. Đây là những hồ sơ, tài liệu có giá trị quan trọng, cần được bảo quản theo quy định. Qua đó, từng bước giới thiệu và công bố rộng rãi những tài liệu được phép công bố đến các cơ quan, tổ chức và nhân dân nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, sau 5 năm thực hiện Luật Lưu trữ trên địa bàn tỉnh vẫn còn những tồn tại, hạn chế như: sự quan tâm chỉ đạo, kiểm tra của một số ngành, địa phương chưa thường xuyên dẫn đến tài liệu lưu trữ chưa được quan tâm chỉnh lý, sắp xếp theo quy định vẫn còn nhiều; cán bộ, công chức, viên chức sau khi giải quyết công việc không lập hồ sơ công việc còn khá phổ biến; việc đầu tư mua sắm trang thiết bị, cải tạo kho, phòng để bảo quản hồ sơ, tài liệu còn chưa nhiều; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ còn hạn chế…

Để Luật Lưu trữ thực sự đi vào đời sống, thời gian tới, các cấp, các ngành trong tỉnh cần tiếp tục quan tâm chỉ đạo, đôn đốc thực hiện có hiệu quả công tác lưu trữ trên cơ sở một số giải pháp sau:

Thứ nhất, tăng cường hơn nữa công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

Thứ hai, nêu cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo thực hiện hoạt động lưu trữ, đặc biệt là việc chỉnh lý tài liệu tích đống của cơ quan, tổ chức.

Thứ ba, các cơ quan, tổ chức phải thực hiện nghiêm chế độ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Để thực hiện tốt công việc này nên gắn với nhiệm vụ của từng cán bộ, công chức, viên chức thành một tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm của cán bộ, công chức, viên chức.

Thứ tư, từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ thông qua việc tuyên truyền, giới thiệu, triển lãm theo từng chủ đề để tài liệu lưu trữ phát huy giá trị.

Thứ năm, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ như thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ nhằm giảm bớt văn bản, giấy tờ không cần thiết, từ đó tiết kiệm không gian lưu trữ.

Nguyễn Mạnh Chủ

                   (Sở Nội vụ)