Xu hướng tất yếu

Thời gian gần đây, trước mỗi hội nghị hay cuộc họp của Tỉnh đoàn, cán bộ văn phòng Tỉnh đoàn không còn phải tất bật in ấn, sắp xếp tài liệu chuẩn bị mà tất cả đều được số hóa, sử dụng mã QR và được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Tỉnh đoàn, qua đó giúp các đại biểu cũng như đoàn viên, thanh niên dễ dàng truy cập, tra cứu, khai thác tài liệu. Anh Thiệu Minh Quỳnh, Bí thư Tỉnh đoàn cho biết: Việc số hóa tài liệu cung cấp cho đại biểu không chỉ tiết kiệm chi phí in ấn, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp mà còn tạo lập môi trường, phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả. Cán bộ văn phòng cũng có thêm thời gian để tập trung cho các nhiệm vụ chuyên môn khác.

Tại Sở Nội vụ, một số cuộc họp của ngành thời gian gần đây đã thực hiện không sử dụng tài liệu in ấn mà tài liệu được gửi trước qua hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông cho đại biểu. 

Theo ông Phạm Mạnh Hùng, Chánh Văn phòng Sở Nội vụ: Việc chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho văn phòng phẩm, đặc biệt tránh được những sai sót trong sắp xếp tài liệu. Ngoài ra, các đại biểu có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu tài liệu nên chất lượng thảo luận được nâng lên; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc.

Quá trình chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên các lĩnh vực, việc chuyển đổi từ phương thức họp truyền thống sang họp không giấy tờ là xu hướng tất yếu và được một số đơn vị trên địa bàn tỉnh chủ động linh hoạt triển khai thực hiện, trong đó hiệu quả nhất phải kể đến là mô hình “Kỳ họp không giấy tờ” được HĐND tỉnh chính thức triển khai từ kỳ họp thứ năm, HĐND tỉnh khóa XVII, nhiệm kỳ 2021 - 2026. 

Ông Nguyễn Trọng Lộ, Phó Bí thư thường trực Huyện ủy, Chủ tịch HĐND huyện Hưng Hà cho biết: “Kỳ họp không giấy tờ” mang lại rất nhiều tiện ích cho đại biểu. Chúng tôi không phải mang vài ki-lô-gam tài liệu trong suốt những ngày diễn ra kỳ họp mà chỉ cần một máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh có kết nối internet đã tra cứu, sử dụng các tài liệu một cách dễ dàng, tiện ích, đồng thời có thể hệ thống hóa những nội dung mình quan tâm. Mỗi khi cần tra cứu, tìm kiếm lại tài liệu liên quan cũng dễ dàng hơn rất nhiều. Việc triển khai mô hình đã giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả từng kỳ họp của HĐND tỉnh.

Với việc triển khai mô hình “Kỳ họp không giấy tờ” đã giúp tiết kiệm 30% chi phí in ấn, photocopy tài liệu; 50% chi phí bảo trì, bảo dưỡng thiết bị photocopy, in ấn; 40% chi phí gửi văn bản hỏa tốc, chuyển phát nhanh; giảm 30% thời gian cho các phiên họp. Tài liệu được cung cấp sẵn sàng trên hệ thống nên người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thì. Thời gian lấy ý kiến, biểu quyết cũng được tính bằng giây, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác.

Đại biểu HĐND tỉnh nghiên cứu tài liệu trên phần mềm “Kỳ họp không giấy tờ”.

Nhân rộng mô hình

Theo Nghị quyết số 02-NQ/TU, ngày 19/11/2021 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh về chuyển đổi số tỉnh Thái Bình đến năm 2025, định hướng đến năm 2030: Thái Bình phấn đấu đến năm 2025 cơ bản hoàn thành chuyển đổi số trong các cơ quan đảng, chính quyền, MTTQ, các tổ chức chính trị - xã hội; hoàn thành xây dựng chính quyền số; đến năm 2030 thực hiện chuyển đổi số trên hầu hết các lĩnh vực kinh tế - xã hội. Để đạt được mục tiêu, một trong các nhiệm vụ đề ra đó là cần đẩy mạnh chuyển đổi từ phương thức họp truyền thống sang họp không giấy tờ và triển khai ứng dụng rộng rãi trong các kỳ họp, cuộc họp, hội nghị ở cả 3 cấp tỉnh, huyện, xã. 

Theo dự kiến, trong năm 2024, UBND tỉnh sẽ triển khai “Phòng họp không giấy tờ” phục vụ các cuộc họp tại trụ sở UBND tỉnh. Hiện nay, mỗi phiên họp UBND tỉnh có nhiều văn bản, tài liệu, báo cáo cần gửi cho đại biểu nghiên cứu. Cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng thường xuyên phải tập hợp tài liệu, báo cáo; lên danh sách đại biểu; in ấn, photocopy tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, công đoạn photocopy tài liệu cần thực hiện thủ công mất thời gian, tốn rất nhiều giấy. Một số trường hợp nhầm lẫn văn bản do chia bộ tài liệu nhầm; có trường hợp nhầm trang, thiếu văn bản, lẫn nội dung các văn bản với nhau. Tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về trong từng cuộc họp để nghiên cứu rất bất tiện. Việc tính toán số lượng đại biểu cần cụ thể, đúng số lượng vì nếu in thừa sẽ dẫn đến lãng phí, nhưng nếu không in dự phòng thì khi phát sinh đại biểu sẽ thực hiện lại công đoạn photocopy tài liệu rất mất thời gian. Từ những bất cập trên có thể khẳng định việc triển khai “Phòng họp không giấy tờ” thực sự cần thiết.

Theo ông Đỗ Như Lâm, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông: Hệ thống “Phòng họp không giấy tờ” được xây dựng bằng các công nghệ hiện đại đáp ứng đầy đủ chức năng quản lý, điều hành và được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện website để đại biểu sử dụng. Các đại biểu chỉ cần có máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng... kết nối internet đều có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi. Hệ thống tạo ra môi trường tương tác đa chiều và tức thời, giúp đại biểu có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng. Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử, không phải sử dụng văn bản in giúp giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí. Trước mỗi cuộc họp, nội dung chương trình và tài liệu được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự họp nghiên cứu trước. Các câu hỏi ý kiến của đại biểu sẽ được tổng hợp để thảo luận trong cuộc họp. Sau cuộc họp, ý kiến chỉ đạo, kết luận sẽ được tổng hợp và thông báo đến các đơn vị, cá nhân liên quan, giúp lãnh đạo theo dõi nhiệm vụ giao cho các cơ quan, đơn vị... Các thành viên dự họp có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp qua thiết bị thông minh. Hướng tới giải pháp này có thể triển khai mở rộng phục vụ cuộc họp của các sở, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã.

Đào Quyên