Sáng thứ ba, trời mưa dày hạt nhưng từ sớm tại bộ phận “một cửa” của phường Bồ Xuyên đã rất đông người đến làm hồ sơ chứng thực. Thời gian làm việc quy định từ 7 giờ 30 phút nhưng vì người dân đến làm thủ tục sớm và đông nên mặc dù chưa tới giờ làm việc song đồng chí Phó Chủ tịch UBND phường (trực lãnh đạo) cùng 2 cán bộ văn phòng và tư pháp (trực theo lịch) vẫn tiến hành tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Mọi người nộp hồ sơ ở bàn đầu tiên bên trái và đến bàn cuối cùng bên phải nhận lại hồ sơ. Quy trình khép kín đó lặp đi, lặp lại trong một gian phòng gần 20m², công đoạn nào cũng nhanh, gọn và đúng luật.

Là người thường xuyên đến bộ phận “một cửa” để giải quyết công việc, anh Nguyễn Văn Thu ở tổ 7 phường Bồ Xuyên cho rằng: Việc thực hiện tiếp nhận và trả hồ sơ theo cơ chế “một cửa” của UBND phường đã tạo rất nhiều thuận lợi cho các tổ chức, công dân đến làm thủ tục, hồ sơ; cán bộ làm việc nghiêm túc, đúng giờ, đúng lịch, không gây phiền hà, sách nhiễu cho dân, hướng dẫn, tư vấn tận tình, chu đáo với thái độ văn minh, lịch sự. Nghe anh Thu nói vậy, mấy cô, bác đang ngồi chờ lấy kết quả hưởng ứng: “Đúng đấy chị ạ, cán bộ làm giấy tờ gần dân, có tinh thần, trách nhiệm hơn trước”.

Cầm trên tay kết quả mà bộ phận “một cửa” vừa trả, bác Phạm Văn Tân ở tổ 22 phường Bồ Xuyên phấn khởi bảo: “Khi chưa có bộ phận “một cửa”, để làm xong bộ hồ sơ này tôi phải mất mấy tiếng đồng hồ, có khi là cả buổi sáng vì phải chờ đợi, mất thời gian đi tìm lãnh đạo xin chữ ký… Còn bây giờ chỉ mất có 5 - 7 phút”. Cán bộ nhiệt tình, cởi mở, thủ tục, giấy tờ được làm nhanh gọn, đúng luật nên các đơn vị và người dân ở phường khác cũng tìm đến bộ phận “một cửa” phường Bồ Xuyên. Chị Nguyễn Thị Lan, phường Tiền Phong đến làm công chứng giấy tờ nhà đất bảo: “Tôi hay đến đây làm giấy tờ vì thấy cán bộ ở đây thoải mái, trách nhiệm, có hôm tôi ra đến đây đã quá 10 giờ 30 phút nhưng các anh chị vẫn vui vẻ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho tôi”.

Nhằm bảo đảm tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch, công bằng trong giải quyết công việc hành chính, loại bỏ những thủ tục rườm rà, chồng chéo, gây khó khăn cho các tổ chức, cá nhân, từ năm 2006, UBND phường Bồ Xuyên đã thành lập bộ phận nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa”. Mỗi năm, bộ phận “một cửa” của phường tiếp nhận và trả kết quả khoảng 9.000 lượt hồ sơ các loại, thu chứng thư trên 100 triệu đồng. Đồng chí Tô Thị Bình, Phó Chủ tịch UBND phường cho biết: Để tạo điều kiện thuận lợi và giảm thời gian cho mọi người đến làm thủ tục, UBND phường đã phân công đồng chí chủ tịch và 2 đồng chí phó chủ tịch thay nhau trực lãnh đạo và trực tiếp giải quyết công việc tại bộ phận “một cửa”. Chính vì vậy, hầu hết các hồ sơ, giấy tờ đều được giải quyết trong ngày, chỉ có giấy tờ liên quan đến đất đai phải kiểm tra tại hộ gia đình thì hẹn ngày trả sau nhưng luôn trả đúng hẹn.

Đồng chí cũng cho biết: Nếu có họp đột xuất thì UBND phường thông báo với dân, cử một đồng chí cán bộ văn phòng trực tiếp nhận hồ sơ và hẹn cuối giờ trả kết quả để người dân yên tâm; thực hiện niêm yết công khai các thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa” cho các tổ chức, cá nhân tra cứu thông tin; thường xuyên nhắc nhở cán bộ trực tại bộ phận “một cửa” về cách ứng xử, kỷ luật phát ngôn. Đặc biệt, đội ngũ cán bộ bộ phận “một cửa” của phường còn duy trì thực hiện mặc đồng phục khi giải quyết công việc, vừa thể hiện nét đẹp văn hóa nơi công sở vừa thể hiện tính nghiêm túc, lịch sự khi tiếp công dân, được nhân dân hoan nghênh.

Đội ngũ cán bộ làm việc tại bộ phận “một cửa” của UBND phường Bồ Xuyên chủ yếu là kiêm nhiệm nhưng ai cũng tích cực nghiên cứu, học hỏi, mở rộng kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, nắm chắc các thủ tục và quy định để phục vụ tốt nhất nhu cầu của người dân. Chị Phạm Thị Vân, cán bộ văn phòng trực tại bộ phận “một cửa” nhiều năm nay thổ lộ: “Công việc này khó chẳng khác nào làm dâu trăm họ nhưng nếu mình làm đúng, tư vấn đúng, thái độ ôn hòa, giải thích có lý, có tình bà con hiểu ra thì lại dễ”. Qua nửa ngày tận mắt chứng kiến hoạt động thực tế tại đây, tôi mới thấy hết được rằng để làm hài lòng tất cả mọi cá nhân đến làm thủ tục ở bộ phận “một cửa” từ lãnh đạo trực đến cán bộ trực đều phải làm việc “hết công suất”, từ việc kiểm tra giấy tờ để tránh sai sót đến việc chú ý nghe người dân hỏi và thường trực tư vấn, giải thích, trả lời mọi người.

Tuy khối lượng hồ sơ giải quyết tại bộ phận “một cửa” của phường Bồ Xuyên hàng năm rất lớn nhưng chưa hề xảy ra sai sót trong quá trình giải quyết, không để xảy ra việc kêu ca, phàn nàn về thái độ tiếp dân, tiết kiệm được thời gian cho các tổ chức, cá nhân khi đến giao dịch, giải quyết hồ sơ liên quan đến thủ tục hành chính. Đó chính là hiệu quả rõ nét nhất mà quá trình thực hiện cơ chế “một cửa” của phường đã đạt được trong thời gian qua, xứng đáng là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương duy trì thực hiện cơ chế “một cửa” tốt nhất trên địa bàn toàn tỉnh.

Trung Hiếu