Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 3/1/1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người chỉ rõ:  “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình, kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Do vậy, ngày 3/1 hàng năm đã được Thủ tướng Chính phủ quyết định là ngày Lưu trữ Việt Namon>. Thực hiện lời dạy của Bác Hồ, lãnh đạo cấp ủy, chính quyền tỉnh những năm qua luôn quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt công tác văn thư, lưu trữ. Tỉnh đã ban hành nhiều văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ như: Chỉ thị số 10/CT-UBND về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh; Quyết định số 2552/QÐ-UBND về việc phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Bình đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Công văn số 2284/UBND-NC về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ… Các sở, ban, ngành cũng có những chỉ đạo tổ chức thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ phục vụ thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị.

Ðội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh được tăng cường cả về số lượng và chất lượng, bảo đảm mỗi cơ quan đều bố trí người kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ. Người được tuyển dụng vào các cơ quan, đơn vị, địa phương làm công tác văn thư, lưu trữ được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ. Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ có 20 biên chế thì 15 người có trình độ đại học; tại các sở, ban, ngành bố trí 177 công chức, viên chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ, người trình độ đại học chiếm 64,4%; tại các huyện, thành phố bố trí 188 công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, trong đó thạc sĩ 2 người, đại học 81 người. Năm 2014, Chi cục Văn Thư - Lưu trữ và các sở, ban, ngành, các địa phương đã tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho hơn 1.800 lượt người. Qua các lớp tập huấn, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đã cập nhật kịp thời nội dung các văn bản mới, biết cách lập hồ sơ công việc, lập danh mục hồ sơ cơ quan và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Với đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, công tác thu thập, chỉnh lý, khai thác tài liệu lưu trữ đã được các sở, ban, ngành, địa phương thực hiện tốt. Kho lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ khai thác tài liệu cho 25 tổ chức, cá nhân. Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức tiếp nhận và bàn giao 1.551 hồ sơ cán bộ đi B của tỉnh cho các huyện, thành phố nhằm giúp cung cấp thêm thông tin để các địa phương có cơ sở giải quyết chế độ, chính sách cho cán bộ đi B.

Ðồng chí Ðỗ Quang Thuyên, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ cho biết: Những năm qua, Chi cục đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến và trao đổi thông tin, đạt hiệu quả cao. Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố đã triển khai ứng dụng mạng văn phòng điện tử liên thông để trao đổi văn bản. Một số cơ quan, tổ chức đang ứng dụng các phần mềm trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ như Trung tâm Công nghệ thông tin của Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Hồ sơ của Công an tỉnh… Hiện Chi cục đang xây dựng đề án số hóa tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2000 - 2007. Dự kiến đề án được thực hiện từ năm 2015 đến hết năm 2018, thực hiện số hóa 1.144.114 trang văn bản tài liệu của phông UBND tỉnh giai đoạn 2000 - 2007, phông thi đua, khen thưởng chống Pháp và chống Mỹ. Ðề án này được triển khai, các hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sẽ được chuyển lưu dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác, cung cấp, chia sẻ thông tin nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, nâng cao việc tiếp cận, chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ, giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc…

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải được quản lý thống nhất bởi bộ phận văn thư, lưu trữ.

Thu Hiền