Công ty Hóa chất mỏ Thái Bình - Micco (thành phố Thái Bình) có gần 290 lao động. Trước kia, mọi đăng ký khai nộp, giao dịch giữa Công ty và BHXH thành phố được chị Nguyễn Thị Hồng Thanh, chuyên viên phòng tổ chức hành chính thực hiện bằng hai hình thức: đến khai nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện. Tuy nhiên, hai hình thức giao dịch trên đều thể hiện những bất cập. Nếu có sai sót phải sửa nhiều lần và mọi công đoạn như in ấn, ký văn bản buộc phải làm lại từ đầu rất mất thời gian. Bên cạnh đó, việc đi lại hay chờ nộp hồ sơ qua đường bưu điện cũng tốn khá nhiều thời gian mặc dù ngay cùng địa bàn thành phố. Từ đầu năm đến nay, thay vì đến trực tiếp hoặc nộp qua bưu điện, chị đã giao dịch qua phần mềm điện tử. Chị Thanh cho biết: Giao dịch điện tử đã giải quyết được những bất cập của các loại hình giao dịch trước đây. Bây giờ chỉ cần có máy tính nối mạng được cài đặt phần mềm, ở bất cứ đâu doanh nghiệp đều có thể giao dịch với cơ quan BHXH. Những sai sót cũng được cơ quan BHXH giải đáp và có thể sửa ngay trên máy vi tính. Ngoài ra, sự thay đổi về biểu mẫu, thông tin các luật mới đều được cập nhật qua phần mềm giao dịch điện tử giúp doanh nghiệp sử dụng lao động nắm bắt kịp thời. Các hồ sơ đã nộp cho cơ quan BHXH sẽ không sợ thất lạc mà có thể dễ dàng đối chiếu, khai thác khi cần.

BHXH thành phố hiện đang quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN của 800 doanh nghiệp. Tính đến ngày 31/5/2016, 100% các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn đã đăng ký thực hiện giao dịch hồ sơ qua mạng. Có được kết quả trên là do BHXH thành phố đã thực hiện quyết liệt nhiều giải pháp, trong đó tập trung đẩy mạnh công tác tuyên truyền với 7 lớp tập huấn cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố; gắn trách nhiệm cho cán bộ thu trong việc thu nộp hồ sơ cũng như tư vấn cho đơn vị sử dụng lao động sử dụng giao dịch hồ sơ điện tử, đồng thời kiên quyết không nhận hồ sơ giấy. Những trường hợp khó khăn về trang thiết bị, nhân lực, hạ tầng, cán bộ thu sẽ xuống trực tiếp hỗ trợ. Trong quá trình thực hiện giao dịch hồ sơ điện tử, doanh nghiệp gặp vướng mắc về nghiệp vụ sử dụng phần mềm, nhà cung cấp dịch vụ sẽ cử nhân viên xuống trực tiếp, kịp thời giải đáp những khúc mắc. Nhờ những giải pháp cụ thể, mang tính quyết liệt nên BHXH thành phố là đơn vị hoàn thành sớm nhất việc thực hiện giao dịch điện tử so với các địa phương trong tỉnh. Việc thực hiện giao dịch điện tử đã cho thấy những tiện ích không chỉ về phía doanh nghiệp mà còn giúp cơ quan BHXH giảm thời gian giao dịch, lưu trữ hồ sơ, tiết kiệm chi phí từ việc in ấn giấy tờ từ đó giải quyết nhanh tiến tới rút ngắn thời gian trả kết quả.

Tuy nhiên, bên cạnh những tiện ích giao dịch điện tử mang lại, trong quá trình triển khai, thực hiện giao dịch hồ sơ điện tử hiện nay vẫn còn một số những khó khăn đối với đơn vị sử dụng lao động và cơ quan BHXH. Một số đơn vị doanh nghiệp còn thiếu về hạ tầng, nhân lực; cán bộ thực hiện giao dịch BHXH tại các doanh nghiệp chủ yếu là kiêm nhiệm nên nghiệp vụ, chuyên môn còn hạn chế. Các văn bản, biểu mẫu, chính sách về BHXH thường xuyên thay đổi nên đơn vị sử dụng lao động chưa cập nhật kịp thời. Nhiều doanh nghiệp nhỏ có ít lao động, ít phát sinh giao dịch trong tháng nên khi có phát sinh cán bộ phụ trách quên nghiệp vụ, phải hướng dẫn lại từ đầu.

Ông Nguyễn Hoàng Dương, Giám đốc BHXH thành phố cho biết: Giao dịch điện tử là một trong những thành công lớn của cải cách thủ tục hành chính BHXH. Vì thế, để thực hiện hiệu quả việc giao dịch hồ sơ điện tử trong thời gian tới, BHXH thành phố sẽ tiếp tục phối hợp với đơn vị sử dụng lao động tháo gỡ khó khăn trong khai nộp hồ sơ, giải quyết phát sinh, đồng thời tạo mọi điều kiện để cán bộ BHXH nâng cao nghiệp vụ. Bên cạnh đó, cán bộ chuyên quản thu của BHXH sẽ tăng cường công tác tuyên truyền, tư vấn để các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động thực hiện giao dịch điện tử ngay từ đầu.

Hoàng Lanh