Triển khai “Đề án thực hiện cơ chế một cửa”, tháng 6 năm 2007, bộ phận một cửa thuộc Phòng Tiếp nhận và quản lý hồ sơ tại Bảo hiểm xã hội tỉnh được thành lập, đi vào hoạt động. Cùng với bộ phận một cửa tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh, bộ phận một cửa tại Bảo hiểm xã hội Vũ Thư cũng đi vào hoạt động làm điểm cho việc triển khai hoạt động này ở cấp huyện.

Trên cơ sở thực tế hoạt động, các quy định về  phối hợp giữa Bảo hiểm xã hội huyện, thành phố, các phòng nghiệp vụ trong việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, trong việc tiếp nhận và trả hồ sơ giải quyết chế độ chính sách tại Bảo hiểm xã hội tỉnh được ban hành kịp thời là định hướng cơ bản để cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh và Bảo hiêm xã hội huyện, thành phố đẩy nhanh thực hiện việc cải cách hành chính. Bộ phận một cửa đã nhanh chóng thể hiện tính hiệu quả và khoa học trong việc giải quyết các chế độ, chính sách cho đối tượng. Nếu như trước đây, người dân, người lao động và các tổ chức xã hội khi đến làm việc với cơ quan Bảo hiểm xã hội phải mò mẫm đến các phòng nghiệp vụ thì sau khi Bộ phận một cửa đi vào hoạt động, mọi đối tượng có nhu cầu liên quan đến các vấn đề BHXH chỉ cần đến Bộ phận một cửa để được giải quyết. Bộ phận này sẽ đảm nhận việc tiếp nhận hồ sơ của tất cả các đối tượng có nhu cầu, hướng dẫn các thủ tục cần thiết, hẹn trả kết quả. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận một cửa phân loại, chuyển các phòng nghiệp vụ, các đơn vị có liên quan để giải quyết sau đó chuyển về bộ phận một cửa để trả kết quả.

Đây thực sự là một đổi mới lớn trong hoạt động của ngành, giảm bớt rất nhiều sự phiền hà, đi lại mất thời gian của người đến đến giao dịch đồng thời tạo điều kiện tốt cho các phòng nghiệp vụ tập trung vào công việc chuyên môn, không bị phân tán thời gian vì việc hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ của đối tượng. Sự chuyên nghiệp hoá trong việc tiếp nhận hồ sơ không chỉ loại bỏ được nhiều khâu trung gian, những thủ tục hành chính rườm rà chồng chéo, những giấy tờ không cần thiết mà còn thể hiện tính công khai, minh bạch tạo điều kiện tối đa cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân khi làm việc với cơ quan BHXH và trực tiếp giám sát hoạt động này.

Như vậy, hoạt động của bộ phận một cửa đã đáp ứng đồng thời được hai yêu cầu cả về phía cơ quan Bảo hiểm xã hội và đối tượng tham gia BHXH. Cán bộ làm việc không phải chịu áp lực công việc, đối tượng tham gia cũng không cảm thấy bị phiền hà do phải đi lại, thưa trình nhiều phòng, ban, chứng nhận, xác minh nhiều giấy tờ, thủ tục hành chính rườm rà. Điều này thực sự cải thiện mối quan hệ giữa cơ quan BHXH và các đối tượng tham gia BHXH.

Không chỉ dừng ở việc cải thiện mối quan hệ giữa cơ quan Bảo hiểm xã hội và đối tượng tham gia BHXH, việc thực hiện cơ chế một cửa với sự liên thông giữa các phòng chuyên môn, giữa tỉnh với huyện dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết các chế độ, chính sách cho đối tượng đã tạo nên một dây chuyên làm việc nhịp nhàng, có sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trong toàn ngành, từ đó làm chuyển biến tích cực thái độ, tác phong làm việc của cán bộ, hình thành nên một thói quen làm việc mới chuyên nghiệp và khoa học trong đội ngũ cán bộ. Từ đây, việc giám sát, định lượng công việc của từng bộ phận cũng được công khai, minh bạch, hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý của toàn ngành.

Như vậy, thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông chính là sự đơn giản cho đối tượng tham gia BHXH đồng thời lại tạo nên sự gắn kết chặt chẽ, khoa học và đồng bộ trong nội bộ ngành. Sau gần 5 năm thực hiện cơ chế một cửa và một cửa liên thông, tại cơ quan Bảo hiểm xã hội, số lượng hồ sơ được giải quyết đạt tỷ lệ ngày càng tăng, hồ sơ tồn đọng giảm. Năm 2010, tỷ lệ hồ sơ được giải quyết đạt 98%, năm 2011, tỷ lệ này đạt 97,9%. Số hồ sơ tồn đọng năm 2011 chỉ còn 6908 hồ sơ, năm 2012 chỉ còn 1996 hồ sơ. Tại Bảo hiểm xã hội huyện Vũ Thư, bộ phận một cửa bình quân mỗi năm tiếp nhận 2000 lượt đơn vị đến giao dịch, các giao dịch đều được thực hiện kịp thời, đúng quy định, không có tồn đọng.

Không ngừng đẩy mạnh công tác cải cách hành chính trong toàn ngành, cuối năm 2011, Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh có quyết định về việc triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại 7 huyện, thành phố còn lại. Từ 1-1-2012, hoạt động tiếp nhận và trả kết quả giải quyết chế độ BHXH, BHYT theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các huyện, thành phố đã chính thức đi vào hoạt động. Qua hai tháng đầu triển khai, tổng số tiếp nhận tại các đơn vị hơn 12500 hồ sơ; số hồ sơ đã được giải quyết đạt 96,2%, chỉ có 4 hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết.

Để tiếp tục nâng chất lượng, hiệu quả trong hoạt động của bộ phận một cửa, tháng 3 vừa qua, một hội nghị bàn về các giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hoá quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông đã được ngành tổ chức. Tại hội nghị, những khó khăn cùng những hạn chế, tồn tại đã được đưa ra bàn bạc. Từ đó, nhiều nhiệm vụ, giải pháp được ngành tiếp tục chỉ đạo thực hiện  như: đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho bộ phận một cửa, thực hiện niêm yết công khai các thủ tục hồ sơ, quy trình giải quyết và các khoản thu phí (nếu có) tại bộ phận này để người đến giao dịch nắm rõ về thủ tục, quy trình làm thủ tục, chế độ đồng thời có khả năng tự giám sát, đánh giá việc thực hiện đối với cơ quan Bảo hiểm xã hội. Bên cạnh đó, mỗi đơn vị sẽ tiếp tục bố trí cán bộ hợp lý để phụ trách và làm việc tại bộ phận một cửa, tiếp tục đổi mới tác phong làm việc, xây dựng văn hoá ứng xử nơi công sở và quy định về ứng xử của đội ngũ cán bộ.

Cùng với các nhiệm vụ và giải pháp trên là việc tăng cường công tác phối hợp giữa các phòng nghiệp vụ và các đơn vị trong ngành; tăng cường công tác phối hợp kiểm tra, đánh giá sửa đổi quy trình tiếp nhận hồ sơ cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn để đáp ứng tốt nhất việc phục vụ khách hàng đến giao dịch. Với những giải pháp đã và đang triển khai, việc thực hiện cơ chế một cửa và một cửa liên thông đang thúc đẩy công tác cải cách hành chính của ngành, góp phần vào việc thực hiện công tác an sinh xã hội trên địa bàn tỉnh.

Trần Thu Hương