Năm 2011, việc đổi sổ từ Sổ theo dõi dân số, gia đình và trẻ em thành Sổ ghi chép ban đầu (sổ A0) được tiến hành trên toàn quốc. Sổ theo dõi dân số, gia đình và trẻ em là sổ dành cho cộng tác viên (CTV) DS - KHHGÐ ghi chép ban đầu những thông tin cơ bản và thông tin biến động về DS - KHHGÐ của từng thành viên gia đình trong 5 năm. Năm 2010 là năm hết hạn sử dụng Sổ theo dõi dân số, gia đình và trẻ em giai đoạn 2005 - 2010.

Từ lợi thế của kho dữ liệu điện tử DS - KHHGÐ, ngành Dân số thực hiện đổi sổ từ Sổ theo dõi dân số, gia đình và trẻ em thành Sổ ghi chép ban đầu về DS - KHHGÐ trên phạm vi toàn quốc. Ðặc biệt, chuyển từ phương thức tổng hợp báo cáo thủ công sang báo cáo bằng xử lý dữ liệu điện tử trên máy vi tính. Do đó yêu cầu đặt ra của việc thu thập, cập nhật thông tin số liệu phải bảo đảm độ tin cậy, đầy đủ, chính xác.

Toàn tỉnh hiện có 3.600 CTV dân số, mỗi CTV phụ trách một cụm dân cư. CTV có nhiệm vụ lưu trữ và bảo quản sổ A0; theo dõi và cập nhật thường xuyên các thông tin phát sinh của từng người trong hộ dân cư, trích các thông tin từ Phiếu hộ dân cư của sổ A0 để ghi thông tin vào phiếu thu thập thông tin của CTV dân số (phiếu thu tin) theo quy định và định kỳ hàng tháng gửi phiếu thu tin lên ban dân số xã.

Theo yêu cầu, việc lập báo cáo thống kê định kỳ sẽ được thực hiện bằng hình thức báo cáo điện tử, theo đó dữ liệu sẽ được cập nhật tại Trung tâm DS - KHHGÐ huyện, cấp huyện sẽ in và gửi báo cáo thống kê hàng tháng cho cấp xã, gửi dữ liệu điện tử lên cấp tỉnh. Chi cục DS - KHHGÐ tỉnh tổng hợp thông tin số liệu, in báo cáo của cấp tỉnh để gửi cho các cơ quan theo quy định, gửi dữ liệu điện tử lên cấp trung ương.

Ông Ðặng Văn Hơn, Phó Chi cục trưởng Chi cục DS - KHHGÐ cho biết, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình đổi sổ giúp cho việc cập nhật số liệu được nhanh và chính xác hơn. Nếu như trước đây việc tổng hợp báo cáo mang tính thủ công, rất mất thời gian do phải chuyển dữ liệu từ xã đến huyện, sau đó chuyển lên tỉnh thì nay chỉ cần chiếc máy tính nối mạng và phần mềm đổi sổ mọi việc chuyển dữ liệu dễ dàng hơn nhiều.

Bên cạnh đó, việc chuyển từ phương thức tổng hợp báo cáo thủ công sang báo cáo bằng xử lý dữ liệu điện tử dễ tìm ra sai sót trong quá trình cập nhật bởi khi phát hiện sai sót, máy tính sẽ không tự động nhập mà báo lỗi để cán bộ dân số có thể sửa chữa. Qua hoạt động đổi sổ, CTV dân số cơ sở có cơ hội rà soát toàn diện những biến động về dân số trên địa bàn phụ trách nhằm sớm phát hiện phản ánh xu thế biến động về dân cư, tình hình mới phát sinh trong thực hiện chương trình DS - KHHGÐ.

Tuổi thơ. Ảnh: Thành Tâm

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện cũng gặp nhiều khó khăn. Trình độ cán bộ chuyên trách, CTV dân số không đồng đều, thường xuyên biến động, một số cán bộ cấp huyện chưa thuần thục máy vi tính nên cập nhật thông tin chậm. Trước những khó khăn đó, Chi cục DS - KHHGÐ đã kịp thời tham mưu với Sở Y tế thành lập Ban chỉ đạo, tổ công tác đổi sổ, đồng thời hướng dẫn các Trung tâm DS - KHHGÐ tham mưu với UBND cấp huyện, xã thành lập ban chỉ đạo, xây dựng kế hoạch đổi sổ.

Ban chỉ đạo các cấp đã tổ chức tập huấn nghiệp vụ đổi sổ cho toàn hệ thống, phổ biến cho đội ngũ chuyên viên, cán bộ chuyên trách, CTV chi tiết về công tác đổi sổ từ quá trình rà soát, thu thập, ghi chép, cập nhật thông tin về dân số theo hộ gia đình, thông tin dữ liệu nghiệp vụ về DS - KHHGÐ, quá trình kiểm tra, giám sát việc đổi sổ và những thay đổi so với sổ theo dõi trước đây. Ðến hết năm 2013 việc cập nhật thông tin, hoàn thiện kho dữ liệu điện tử và kết xuất thông tin, dữ liệu thành các báo cáo thống kê chuyên ngành phục vụ quản lý, điều hành của các cấp quản lý đã được triển khai.

Việc đổi sổ từ Sổ theo dõi dân số, gia đình và trẻ em thành Sổ ghi chép ban đầu gắn với việc ứng dụng công nghệ thông tin đã đem lại nhiều tiện lợi cho giai đoạn từ nay đến năm 2015 và những năm tiếp theo. Dựa trên kho dữ liệu, ngành Dân số sẽ có những kế hoạch cụ thể cho các hoạt động thuộc lĩnh vực dân số và những lĩnh vực khác, góp phần quan trọng vào việc hoạch định chính sách, quản lý, điều hành công tác dân số trên địa bàn tỉnh.

Nguyễn Cường