Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách thủ tục hành chính (CCHC) là giải pháp đột phá, mang lại hiệu quả rõ rệt trong các cơ quan quản lý nhà nước thời gian qua. Nhận thức rõ điều này, năm 2007, Trung tâm CNTT-Viễn thông (Sở TT&TT) đã nghiên cứu, lập trình thành công phần mềm “Mạng văn phòng điện tử” và đã triển khai ứng dụng ở một số sở, ngành, huyện, thành phố, bước đầu tạo nếp làm việc chuyên nghiệp cho cán bộ, công chức, góp phần thúc đẩy CCHC theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại.

Ông Đỗ Như Lâm, phó Giám đốc Sở TT&TT, Giám đốc Trung tâm cho biết: phần mềm “Mạng văn phòng điện tử” là hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hỗ trợ điều hành trên môi trường mạng với nhiều tính năng đa dạng: quản lý và trình duyệt văn bản, tạo lập hồ sơ công việc, hỗ trợ lãnh đạo theo dõi và tổng hợp tiến độ xử lý công việc theo tất cả những chu trình tự định một cách mềm dẻo, tiện lợi; cho phép các cán bộ trong cơ quan trao đổi thông tin chia sẻ tài liệu, trình văn bản dự thảo và các tiện ích khác như: quản lý thông báo chung, lịch công tác, kết luận họp.

Phần mềm có tính bảo mật cao, bảo đảm vận hành tốt trên các hệ điều hành phổ biến; với giao diện Web thân thiện, hoàn toàn bằng tiếng Việt nên tiện dụng cho người dùng, chỉ cần nắm được những thao tác cơ bản của máy tính là đều có thể sử dụng được. Phần mềm hoạt động tốt trên cả hệ thống mạng LAN và Internet nên người dùng không cần cài đặt, dữ liệu được quản lý tập trung nên có tính an toàn và đồng bộ cao.

Đến nay, toàn tỉnh đã có 13 cơ quan hành chính nhà nước triển khai và đang sử dụng phần mềm “Mạng văn phòng điện tử”. Hơn thế, qua “Mạng  văn phòng điện tử”, lãnh đạo cơ quan có thể xử lý văn bản, giao việc, theo dõi tiến độ thực hiện công việc đã giao cho nhân viên nhanh chóng kịp thời mọi lúc, mọi nơi ngay cả khi lãnh đạo đi công tác xa. Các nhân viên có thể nắm được lịch công tác tuần của đơn vị, lãnh đạo để chủ động sắp xếp công việc của mình, cập nhật các thông tin, các báo cáo qua hệ thống mạng: các thông báo nội dung các cuộc họp, tham gia đóng góp ý kiến trong cuộc họp đó, cùng trao đổi thông tin giữa các thành viên xử lý công việc tốt hơn. 

Điển hình như tại văn phòng UBND tỉnh, nơi hàng ngày phải tiếp nhận xử lý hàng trăm văn bản đi và đến, cao điểm vào ngày đầu tuần có thể lên tới 500 văn bản nhưng hệ thống vẫn có thể cập nhật để lãnh đạo kịp thời phân phối cho bộ phận chuyên môn giải quyết. Qua một thời gian triển khai đã phát huy hiệu quả, góp phần giảm chi phí văn phòng, giúp việc quản lý, tra cứu văn bản, hỗ trợ lãnh đạo xử lý công việc thuận tiện, khoa học, hiệu quả. Hay như với UBND Thành phố Thái Bình, với 17 phòng, ban với nhiều lĩnh vực khác nhau; số lượng văn bản đi, văn bản đến hàng ngày rất nhiều, khối lượng công việc phải xử lý rất lớn, trước kia cả lãnh đạo, cán bộ phải dành nhiều thời gian trong việc quản lý văn bản và xử lý công việc phát sinh trên văn bản.

Từ  khi triển khai phần mềm, các phòng, ban đơn vị, cán bộ liên hệ với nhau chặt chẽ qua hệ thống mạng, hỗ trợ, xử lý công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn, không chỉ tiết kiệm được giấy tờ, chi phí mà còn hình thành một phong cách làm việc hiện đại, tiện lợi, chính xác. Thời gian tới, UBND Thành phố sẽ tiếp tục triển khai ứng dụng phần mềm liên thông đến các đơn vị trực thuộc xã, phường.

Được biết, khi nghiên cứu thiết kế phần mềm này, những người làm ra nó đều rất tâm huyết để đóng góp cho sự phát triển CNTT của tỉnh nhà. Trung tâm đã xác định đây là sản phẩm không mang mục tiêu thương mại mà chủ yếu nhằm mục đích phục vụ, hỗ trợ việc tin học hóa tại tỉnh nhà.

Hiện nay, phần mềm đang được Trung tâm chuyển giao miễn phí bản quyền sử dụng cho các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh. Và với những tiện ích như vậy có thể khẳng định: đây là một trong những sản phẩm phần mềm tin học đầu tiên của tỉnh Thái Bình mang tính giải pháp tổng thể, lập trình trên môi trường mạng áp dụng trong nhiều cơ quan, thuộc nhiều lĩnh vực.

Trong điều kiện hiện nay, hầu hết các cơ quan, đơn vị của tỉnh đều đã được trang bị máy tính, nối mạng Internet nên hoàn toàn có thể ứng dụng phần mềm “Mạng văn phòng điện tử” trong điều hành công việc, quản lý các hoạt động chuyên môn của mình. Ông Lâm cũng cho biết: theo quan điểm chỉ đạo của lãnh đạo tỉnh, lãnh đạo sở: trong thời gian tới Trung tâm tiếp tục chuyển giao phần mềm miễn phí cho các cơ quan hành chính Nhà nước trong tỉnh có nhu cầu sử dụng.

Vấn đề quan trọng nhất hiện nay là cơ quan, đơn vị và mỗi cán bộ, công chức, viên chức cần thay đổi lề lối, thói quen làm việc thủ công, chuyển sang việc sử dụng công cụ và công nghệ hiện đại, tuân thủ đúng qui trình của việc xử lý văn bản điện tử thì mới phát huy hết tác dụng của phần mềm. Thông qua đó có thể ứng dụng rộng rãi phần mềm này ở tất cả các cơ quan hành chính từ cấp tỉnh, cấp huyện đến các xã, phường, thị trấn tạo cơ sở, tiền đề để tỉnh ta tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong CCHC ở những năm tiếp theo.

Nguyễn Hình