Sau 5 năm triển khai thực hiện đề án số hoá tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn I (2015 - 2020), Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thái Bình đã hoàn thành số hóa tổng số 315 mét tài liệu với 27.130 hồ sơ, tương ứng với 1.970.069 trang văn bản. Tài liệu lưu trữ được số hóa trở thành tài liệu điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu. Việc thực hiện số hóa tài liệu từ các văn bản giấy truyền thống sang lưu trữ điện tử phù hợp xu thế tất yếu và sự phát triển của công nghệ, đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu, bảo quản lâu dài, bảo đảm việc sử dụng trong tương lai. Đặc biệt, đối với tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh vốn có số lượng lớn, việc số hóa càng thể hiện được vai trò quan trọng. Các yêu cầu về chuẩn đầu vào và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử được bảo đảm, đặc biệt việc ký số tài liệu, cấu trúc thông tin về phông, hồ sơ, tài liệu được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư. Đề án được thực hiện đã giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hoá học của tài liệu gốc. Công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu đã số hoá phục vụ các cơ quan, tổ chức, công dân được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống phần mềm máy tính, bảo đảm tra tìm chính xác, nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu đa dạng của độc giả.

Phát huy hiệu quả đề án số hóa tài liệu lưu trữ giai đoạn I, ngày 21/9/2021, UBND tỉnh Thái Bình đã ban hành Quyết định số 2307/QĐ-UBND phê duyệt Đề án số 1768/ĐA-SNV của Sở Nội vụ về số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn II (2021 – 2025). Đồng thời đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh; triển khai các giải pháp nộp lưu hồ sơ, xác thực tài liệu điện tử; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn để thực hiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ điện tử. Hiện tại, Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh tại Chi cục Văn thư Lưu trữ có 33 phông tài liệu. Đến nay đã hoàn thành số hoá 4 phông tài liệu gồm phông tài liệu của HĐND và UBND tỉnh, Ban Thi đua – Khen thưởng tỉnh, Sở Nội vụ, HĐND và UBND huyện Kiến Xương.

Bà Nguyễn Thị Bích Liên, Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Bình cho biết: Căn cứ nhu cầu quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, thứ tự ưu tiên số hóa là các tài liệu có giá trị sử liệu, tần suất khai thác cao để tránh khai thác từ bản gốc, tiết kiệm kinh phí, đồng thời bảo đảm phù hợp cơ sở vật chất, điều kiện về nhân lực tại Chi cục. Những tài liệu đã được số hoá đều được đưa lên trang web phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ (http://luutru.thaibinh.gov.vn) để các tổ chức, cá nhân có thể truy cập tra cứu. Đối với tài liệu chưa được số hóa, cán bộ viên chức phụ trách kho phải rà soát từng mục lục hồ sơ, lật giở từng trang tài liệu để tìm kiếm văn bản mất nhiều thời gian công sức. Tài liệu đã được số hóa giúp độc giả tìm kiếm thông tin nhanh chóng trên hệ thống phần mềm bằng máy tính khi có nhu cầu, từ đó vừa không phải tác động bản gốc, phục vụ tốt công tác phục chế tăng tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ. Trong 6 tháng đầu năm 2022 đã có trên 400 lượt cá nhân, tổ chức đến khai thác tài liệu. Đặc biệt trong đợt rà soát hồ sơ thực hiện Kết luận 71-KL/TW ngày 24/3/2020 và Kết luận số 27-KL/TW ngày 21/02/2022 của Ban Bí thư; Hướng dẫn số 2965/HD-BNV của Bộ Nội vụ về việc xử lý đối với những trường hợp có sai phạm trong công tác tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức vừa qua, có 352 cá nhân đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ xin được khai thác và đã khai thác thành công tài liệu phục vụ cho nhu cầu bổ sung hồ sơ của mình.

Tài liệu gốc được lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đang tích cực được số hóa.

Là một trong những độc giả đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Bình nhờ tìm quyết định tuyển dụng công chức của mình, bà Đỗ Thị Hoài, Trường Tiểu học Phú Xuân, thành phố Thái Bình chia sẻ: “Các văn bản liên quan đến tuyển dụng công chức của tôi cách đây gần 20 năm và đã bị thất lạc. Tôi đến Chi cục nhờ tìm thông tin từ Kho Lưu trữ lịch sử và nghĩ phải tìm kiếm từ từng tập hồ sơ lưu trữ trong kho sẽ mất rất nhiều thời gian. Không ngờ nhờ tài liệu đã được số hóa nên việc tìm thông tin quyết định tuyển dụng của tôi chỉ cần thao tác trên máy tính là có kết quả ngay, vừa chính xác, lại thuận tiện, nhanh chóng”.

Nhằm nâng cao hiệu quả số hóa tài liệu lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Bình hiện đang tích cực thực hiện đề án số hoá giai đoạn II với 32/293 phông tài liệu, 11.483 hồ sơ, tương đương 1.612.852 trang tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Không chỉ nhằm mục tiêu kéo dài tuổi thọ, giảm sự xuống cấp của bản gốc tài liệu, góp phần bảo tồn di sản văn hóa địa phương; nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý điều hành, các hoạt động tác nghiệp, xử lý, chia sẻ trao đổi thông tin giữa các cơ quan nhà nước; phục vụ nhanh chóng hiệu quả nhu cầu của tổ chức, cá nhân về cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ… Việc đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ còn góp phần chuẩn hóa cơ sở dữ liệu theo tiêu chuẩn, từng bước kết nối dữ liệu với phông lưu trữ quốc gia, đáp ứng yêu cầu về công tác lưu trữ trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, góp phần cải cách, hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ đắc lực công cuộc phát triển kinh tế, xã hội ở địa phương.  

Hà Anh 
(Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ)