Để thực hiện thí điểm mô hình “kỳ họp không giấy tờ”, trước đó, HĐND tỉnh đã phối hợp với Công ty Cổ phần Tiến bộ quốc tế (AIC) tập huấn giới thiệu về tính năng, tiện ích của phần mềm ứng dụng, hướng dẫn cách khai thác văn kiện tài liệu của kỳ họp, cách sử dụng các tính năng biểu quyết tại kỳ họp. Trước đây, có những kỳ họp phải thông qua nhiều báo cáo, đề án, tờ trình nên mỗi đại biểu HĐND tỉnh phải mang theo tới 3 - 4kg tài liệu để đọc, nghiên cứu phục vụ việc phát biểu, tham luận của mình. 

Nhưng tại “kỳ họp không giấy tờ” này, mỗi đại biểu chỉ cần mang theo 1 máy tính bảng được HĐND tỉnh cấp đã cài đặt tài khoản mạng riêng để truy cập tài liệu phục vụ kỳ họp. Trên ứng dụng “kỳ họp không giấy tờ” này sẽ có đầy đủ văn kiện tài liệu kỳ họp, chương trình kỳ họp, danh sách đại biểu, các thông báo, tổng hợp thông tin báo chí, ý kiến cử tri. Trong mỗi mục, tài liệu được sắp xếp khoa học để người dùng tiện theo dõi. Các thao tác của đại biểu sẽ được thực hiện ngay trên ứng dụng của máy tính. Cùng với đó, từ máy tính bảng, các đại biểu có thể tra cứu các thông tin khác để phục vụ cho quá trình phát biểu ý kiến hoặc tranh luận của mình. Máy tính bảng còn được ứng dụng trí tuệ nhân tạo tự động chuyển các file văn bản sang giọng nói, giúp các đại biểu có thể nghe ở mọi lúc, mọi nơi. 

Đại biểu Bùi Mạnh Hà, Chủ tịch UBND xã Thanh Tân (Kiến Xương) cho biết: Lần đầu tiên, HĐND tỉnh thực hiện “kỳ họp không giấy tờ” nhưng do đã được tập huấn trước, ứng dụng dễ sử dụng nên chúng tôi không gặp trở ngại gì. Phần mềm HĐND rất tiện lợi, nhanh gọn, phù hợp với thời đại công nghệ 4.0. Đặc biệt, đại biểu đã trút bỏ được “nỗi khổ” phải mang theo các túi tài liệu rất nặng của các kỳ họp trước, chỉ với một cái máy tính bảng được HĐND tỉnh cấp và đường truyền internet là đại biểu có thể tìm được bất cứ tài liệu gì liên quan đến kỳ họp và thực hiện các thao tác kỳ họp yêu cầu.

Các đại biểu tổ Kiến Xương tìm tài liệu trên máy tính bảng để tham gia thảo luận tổ.

Đây cũng là lần đầu tiên, các đại biểu HĐND đọc tài liệu phục vụ kỳ họp trên máy tính thay vì đọc trên giấy. Đại biểu Lê Hồng Sơn, Chủ tịch Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật tỉnh cho biết: Việc sử dụng phần mềm ứng dụng “kỳ họp không giấy tờ” trên máy tính cho đại biểu mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đại biểu đi bất cứ nơi nào cũng có thể tra cứu tài liệu phục vụ cho hoạt động của mình tại kỳ họp, nếu không thể đọc được thì đã có phần mềm chuyển sang giọng nói để nghe mà không cần phải đọc trên giấy như trước.

Đây là lần đầu tiên thực hiện ứng dụng công nghệ 4.0 vào tổ chức, điều hành kỳ họp của HĐND tỉnh song đã mang lại hiệu quả không nhỏ, giúp tiết kiệm chi phí, giúp các đại biểu dễ dàng trong việc nghiên cứu, lưu trữ tài liệu. 

Đại biểu Trịnh Quang Hiệp, Trưởng ban Kinh tế - Ngân sách, HĐND tỉnh chia sẻ: Công nghệ 4.0 đang được ứng dụng và phát triển mạnh mẽ trong nhiều hoạt động và trên mọi lĩnh vực của cuộc sống thì việc thực hiện “kỳ họp không giấy tờ” là phù hợp với xu thế chung, đúng với chủ trương của tỉnh. Không chỉ thế, mỗi kỳ họp có quá nhiều báo cáo, tờ trình, đề án nên việc in ấn, cấp phát tài liệu rất tốn kém và mất rất nhiều thời gian, nhân viên văn phòng phải chuẩn bị tài liệu cho các đại biểu đến 9 - 10 giờ đêm. Vì thế, thực hiện “kỳ họp không giấy tờ” sẽ tiết kiệm nhất định trong in ấn tài liệu, giảm tải cho công tác chuẩn bị của văn phòng. Thuận tiện hơn trong việc gửi các loại văn bản phục vụ kỳ họp cho các đại biểu cũng như cho các sở, ban, ngành. Sử dụng công nghệ trong kỳ họp còn rèn luyện kỹ năng sử dụng máy tính cho các đại biểu, góp phần tuyên truyền đối với các ngành, các cấp tiến tới sẽ sử dụng chính quyền điện tử, họp không giấy tờ trên toàn tỉnh.

“HĐND điện tử” hay “kỳ họp không giấy tờ” với nhiều ưu điểm nổi trội là nét mới nổi bật thể hiện rõ quyết tâm nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của HĐND tỉnh, xứng đáng niềm tin, sự kỳ vọng của cử tri và nhân dân.

Thu Hiền