1. Thực trạng công tác quản lý và điều hành văn bản tại doanh nghiệp

Công tác quản lý và điều hành văn bản luôn là một trong những công việc phức tạp, ảnh hưởng trực tiếp đến những hoạt động sản xuất, kinh doanh, đối nội - đối ngoại của một doanh nghiệp.

Những phương pháp quản lý các loại văn bản truyền thống lại tồn tại quá nhiều hạn chế khiến doanh nghiệp chi trả quá nhiều kinh phí không cần thiết, giảm hiệu quả quy trình làm việc và khó khăn trong các thao tác tìm kiếm và lưu trữ.

Đa phần các doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa thật sự chú trọng vào việc đầu tư một phần mềm quản lý văn bản và điều hành hiện đại. Điều này dẫn đến việc thiếu liên kết giữa các công cụ và hình thành nên một quy trình làm việc kém hiệu quả, làm tăng thời gian và công sức của nhân sự. Sự ra đời của phần mềm quản lý công văn được xem là “chìa khóa vạn năng” giúp doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề trên.

2. Lợi ích khi áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành

Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành là một xu hướng tất yếu của bất cứ doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nào đang trong quá trình chuyển đổi số. Việc thiết lập một quy trình quản lý chặt chẽ và thông suốt giúp văn bản được luân chuyển nhanh chóng đến bộ phận chuyên môn mà không hề tốn nhiều thời gian.

Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp còn được nhận lại những lợi ích sau:

• Hỗ trợ chuyển đổi mô hình làm việc văn phòng giấy tờ truyền thống sang văn phòng điện tử. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tối đa thời gian, chi phí tạo lập, vận chuyển cũng như không gian lưu trữ tài liệu.
• Tất cả giấy tờ, tài liệu đều được lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây hoặc mạng internet nên người dùng không cần tốn quá nhiều công sức và thời gian khi tìm kiếm.
• Tiết kiệm được phần lớn chi phí mua sắm văn phòng phẩm, máy móc và các thiết bị in ấn văn bản, tài liệu.
• Tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực trong việc lưu trữ hồ sơ, văn bản.
• Toàn bộ văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ đều được lưu trữ, quản lý trên một hệ thống chung. Người dùng có thể truy cập, tìm kiếm tài liệu cần thiết chỉ với cú pháp search từ khóa vô cùng đơn giản và nhanh chóng.
• Mọi văn bản, dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống đều được đảm bảo an toàn và bảo mật. Chỉ những người dùng có tài khoản và được phân quyền thì mới được phép truy cập và sử dụng.

3. Đâu là giải pháp quản lý hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Quản lý văn bản với hệ thống văn bản đến và đi hay còn gọi là phần mềm quản lý văn bản là công tác được số hóa đầu tiên với các lợi ích trong vận hành doanh nghiệp như trên. Vì vậy, CoDX với kim chỉ nam xây dựng môi trường làm việc số “không giấy tờ nhưng bảo mật an toàn tối đa mọi dữ liệu” đã cho ra mắt giải pháp quản lý văn bản và điều hành/Quản lý công văn - CoDX Dispatch.

Đội ngũ CoDX hướng đến mục tiêu đổi mới quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc cho các đơn vị, cơ quan tổ chức và doanh nghiệp trong và ngoài nước hiện nay.

CoDX Dispatch giúp Tiết kiệm 80% thời gian và công sức trong việc quản lý công văn/văn bản và điều hành đi đến, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và chính xác bằng tiện ích tìm kiếm chuyên sâu đến nội dung văn bản.

Bên cạnh đó, CoDX Dispatch hỗ trợ mạnh mẽ trong công tác của ban lãnh đạo khi cung cấp công cụ cho lãnh đạo giao việc, theo dõi đến chi tiết từng công việc chỉ đạo được thực hiện từ từng loại văn bản đến/đi …tiến tới xây một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp tại mọi tổ chức/doanh nghiệp.

CoDX Dispatch hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 500k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Phần mềm quản lý công văn - CoDX Dispatch còn cho phép thiết lập một quy trình tùy biến theo từng loại công văn đến và đi. Nhờ vào đó mà ban lãnh đạo hoặc các phòng ban có liên quan có thể xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh và giảm thiểu các rủi ro trong việc trễ hạn.

Hơn thế nữa, phần mềm quản lý công văn còn cho phép lưu trữ, phân loại và quản lý tài liệu một cách đồng bộ và tập trung. Ban lãnh đạo hoặc nhân viên đều có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm đa phương thức vô cùng nhanh chóng chỉ trong vài giây. Đồng thời, cho phép chủ động lọc lại dữ liệu theo phòng ban hoặc chi tiết đến cá nhân và xem nhanh báo cáo công việc ở nhiều dạng trực quan.

Liên hệ ngay với CoDX để được tư vấn - hỗ trợ tốt nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: info@codx.vn | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công văn sẽ là một mảnh ghép không thể thiếu trong hệ thống quản trị doanh nghiệp hoàn chỉnh. Do đó, việc trang bị cho doanh nghiệp một phần mềm quản lý công văn là điều không thể bỏ qua, liên hệ ngay với CoDX để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất nhé!