Theo thống kê của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, toàn tỉnh hiện có khoảng 30 vạn hồ sơ NCC đang quản lý. Trước đây việc quản lý hồ sơ gặp nhiều khó khăn do lâu ngày, theo thời gian các giấy tờ lưu trữ trong hồ sơ đã cũ, nhiều giấy tờ đã mục nát, không tiếp tục lưu trữ được lâu dài, làm ảnh hưởng đến thông tin cần tra cứu. 

Ông Nguyễn Văn Bái, Giám đốc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cho biết: Hồ sơ NCC là tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn, cần bảo quản lâu dài nên việc bảo quản thông thường không bảo đảm an toàn và không bảo đảm tuổi thọ của tài liệu. Việc lưu trữ thực hiện theo cách truyền thống, theo từng loại đối tượng, mỗi hồ sơ được lưu vào kẹp hồ sơ, đánh số thứ tự; sắp xếp trên giá, kệ trong kho lưu trữ; có sổ đăng ký hồ sơ, có phích tra cứu số hồ sơ và quản lý trên excel. Đây là cách lưu trữ thủ công và không phù hợp với sự phát triển công nghệ. Ngoài ra, chính sách, chế độ đối với NCC được mở rộng, thay đổi thường xuyên, việc sao lục hồ sơ chuyển đi ngoài tỉnh ngày càng nhiều. Việc tra cứu tìm kiếm hồ sơ rất khó khăn do không có phần mềm quản lý làm ảnh hưởng đến việc giải quyết chính sách cho các đối tượng NCC và thân nhân.

Xuất phát từ lý do trên, từ năm 2014 Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đã báo cáo UBND tỉnh xây dựng dự thảo đề án số hóa hồ sơ NCC với cách mạng và lập phần mềm quản lý đối với NCC với cách mạng trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh và đến năm 2016 đề án được UBND tỉnh phê duyệt. Đề án số hóa hồ sơ NCC và phần mềm quản lý hồ sơ NCC chia làm 2 giai đoạn. Giai đoạn I, lập phần mềm quản lý đối tượng NCC với cách mạng; giai đoạn II, lập đề án số hóa NCC với cách mạng. Tổng kinh phí thực hiện 8,9 tỷ đồng từ nguồn ngân sách của tỉnh và hỗ trợ của trung ương. Đến nay, về cơ bản đề án đã hoàn thiện đáp ứng việc quản lý, tra cứu thông tin, phục vụ công tác giải quyết chính sách thường xuyên, nhất là phòng tránh các sự cố bất khả kháng như cháy, nổ hay thiên tai. Đề án được xây dựng với mục tiêu chuẩn hóa, số hóa toàn bộ dữ liệu trong hồ sơ NCC với cách mạng đang quản lý; đính chính, bổ sung, cập nhật hồ sơ mới hoặc các thông tin còn sai lệch, thiếu sót; bảo quản an toàn tài liệu, tránh mất mát, thất lạc và hạn chế thấp nhất hư hỏng tài liệu; bảo đảm được tính bảo mật cao, phòng ngừa khi có thiên tai, hỏa hoạn xảy ra. Người thực hiện chính sách sẽ truy cập nhanh, phục vụ việc tra cứu, truy lục hồ sơ, trích xuất dữ liệu nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính; đơn giản hóa giấy tờ và thời gian đi lại giữa NCC, thân nhân NCC với các cơ quan, giữa các cơ quan, tổ chức với nhau, bảo đảm cung cấp nhanh, chính xác các thông tin liên quan trong hồ sơ. 

Bà Đặng Ngọc Hạnh, Trưởng phòng Người có công, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội chia sẻ: Trong công tác quản lý hồ sơ, hiện nay mỗi khi duyệt đề xuất của cán bộ trong Phòng về giải quyết các chế độ, chính sách, tôi có thể kiểm tra, giám sát chặt chẽ hơn, dùng phần mềm để tra cứu hồ sơ, kiểm tra nội dung cán bộ tham mưu đã hợp lý và quá trình kiểm tra hồ sơ không mất nhiều thời gian. Trước đây, phải mất 1/2 ngày mới hoàn tất kiểm tra hồ sơ, giờ chỉ cần 1 phút có thể hoàn thiện việc kiểm tra. Bên cạnh đó, trong công tác cập nhật biến động hồ sơ, tăng giảm hồ sơ cũng rất thuận lợi, thay vì phải cộng bằng sổ sách và mất thời gian, thậm chí nhầm lẫn, giờ có thể tra cứu, tổng hợp được trong thời gian ngắn khoảng 2 phút.

Từ hồ sơ NCC đang quản lý và thực tiễn đang xảy ra trong quá trình thực hiện chế độ, chính sách, theo ông Nguyễn Văn Bái, Giám đốc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, việc xây dựng phần mềm quản lý cũng như số hóa hồ sơ NCC là một việc làm hết sức cần thiết và hiện nay khi tỉnh có chủ trương cải cách thủ tục hành chính để tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh và thực hiện giải quyết hồ sơ theo phương án “5 tại chỗ”, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đã thực hiện 100% thủ tục tại Trung tâm. Sở đang dần hoàn thiện hồ sơ để chuẩn xác và tiếp tục nâng cao tỷ lệ giải quyết theo mức độ 3, 4, giảm dần giải quyết theo mức độ 2, qua đó tạo thuận lợi cho NCC và thân nhân NCC trên địa bàn trong việc tra cứu hồ sơ. Tiến tới khi hiệu chỉnh xong hồ sơ NCC với cách mạng, ngành Lao động - Thương binh và Xã hội sẽ đưa toàn bộ hồ sơ phần mềm quản lý hồ sơ NCC với cách mạng lên Cổng thông tin điện tử của tỉnh và cấp quyền khai thác sử dụng hồ sơ cho cán bộ thực hiện, theo dõi chế độ, chính sách NCC với cách mạng từ phòng lao động - thương binh và xã hội các huyện, thành phố cho đến các xã, phường, thị trấn trong tỉnh. Đây là mục tiêu của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội sẽ phấn đấu thực hiện trong giai đoạn 2021 - 2025.

Nguyễn Cường